Devant qui doit on faire signer pour que ce soit valable

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Mon père est en fin de vie, il vit depuis 24 ans avec une compagne à qui il a donné procuration sur son compte et en cas de décès c'est elle qui a l assurance vie. De plus il veut être enterré avec sa compagne et ma mère qui est décédée il y a plus de 26 ans. Nous sommes 5 enfants et voudrions faire signer à sa compagne une lettre en indiquant qu elle s'engage à régler les frais d'obsèques, afin que cette lettre soit valable auprès de la loi, pouvez vous nous indiquer si le Maire est présent celà est suffisant ou s'il faut faire ceci devant un huissier, bien entendu nous ne voulons pas engager de frais.
Par ailleurs doit on faire apparaître dans cette lettre qu 'elle s engage aussi à régler le prorata de la pierre tombale?
Merci de votre réponse rapide car le temps presse et ne savons pas comment faire.

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Bonsoir ! Merci de faire appel à nous dans vos démarches.

Si j'ai bien compris votre situation, vous voulez faire signer un document par lequel cette personne s'engage à payer les frais d'obsèques de votre père au jour de son décès.

EN THEORIE, il est tout à fait possible de rédiger cet acte sous seing privé, c'est à dire entre les parties ( Vous et cette personne ) sans que personne ne s'en mêle.

Le problème ici est qu'il s'agit toujours de cas sensibles, qui portent très souvent à litige par la suite.
Je ne saurai que trop vous conseiller de prendre contact avec un notaire dans le but de vous renseigner sur la démarche à suivre.
Sans pour autant passer par un acte authentique bien souvent onéreux, je pense que déposer votre acte sous seing privé au rang des minutes d'un notaire serait un bon compromis. Le coût est relativement modique, et vous vous assurez les conseils du notaire et toute la force probante de votre acte.

Pour le prorata, pourriez vous préciser la notion de " Prorata de la pierre tombale " s'il vous plait ?

Merci par avance,

Upsilon.

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Ps : Si vous avez la moindre question n'hésitez pas !