Quand sont encaissés les frais d'agence ?

Bonjour,

j'ai trouvé un appartement en passant par une agence. Cette agence m'a dit qu'ensuite on ne passait plus par elle mais directement par le propriétaire.

Le propriétaire a accepté notre dossier, elle m'a dit que maintenant pour démarrer la procédure je dois leur remettre les frais d'agence par cheque le plus rapidement possible.

Ma question est la suivante : Le cheque peut-il être encaissé par l'agence si la location avec le propriétaire ne se conclut pas pour x raisons?

Ou alors le cheque ne peut être encaissé qu'à la signature? Y'a t'il des pénalités en cas de désistement?

Merci d'avance pour votre aide